जिरी फ़िलिप वाणिज्यिक संदेश: लघु व्यवसाय प्रबंधन प्रणालियों के लिए बाज़ार में मौजूदा पेशकश वास्तव में व्यापक है। साथ ही, सही सॉफ़्टवेयर चुनना वास्तव में एक महत्वपूर्ण निर्णय है। आख़िरकार, आप कुछ हफ़्तों में यह पता नहीं लगाना चाहेंगे कि आपने अनुचित विकल्प चुना है, किसी अन्य एप्लिकेशन पर स्विच करें और पूरी टीम को शुरू से ही प्रशिक्षित करें। तो आप भीड़ भरे बाज़ार में कैसे नेविगेट करें और ऐसे सॉफ़्टवेयर का चयन करें जो नवीनतम रुझानों के साथ चलते हुए आपके साथ बढ़ेगा?
अपने व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम सिस्टम कैसे चुनें और सूचना सॉफ़्टवेयर को किन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, इस पर हमारी युक्तियाँ देखें।
लघु व्यवसाय प्रबंधन प्रणाली का उपयोग क्यों करें?
ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से किसी व्यवसाय को एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहिए। केवल बड़ी कंपनियाँ ही नहीं, जहाँ पूरी कंपनी और सभी टीमों में संगठन बनाए रखना स्वाभाविक बात है। लेकिन छोटी कंपनियों के लिए भी, जहां ऐसा व्यवसाय प्रबंधन उपकरण कंपनी प्रक्रियाओं में सुधार के लिए एक शक्तिशाली उपकरण हो सकता है। इससे लंबी अवधि में कंपनी की प्रतिस्पर्धात्मकता और सफलता में वृद्धि होती है.
शायद आप ऐसी स्थिति में हैं जहां आपकी कंपनी पहले से ही कुछ टूल का उपयोग करती है... एक चालान के लिए, एक संचार के लिए, आप एक्सेल में नकदी प्रवाह का प्रबंधन करते हैं, दूसरे एक्सेल में आपके पास ग्राहकों की एक सूची, एक कैलेंडर, स्टेटमेंट और बाकी कागज पर है . यदि यह समाधान आपको थोड़ा अव्यवस्थित लगता है, तो एक अधिक व्यापक प्रणाली की तलाश करें जो आपके अधिकांश व्यवसाय प्रबंधन आवश्यकताओं को एक ही स्थान पर कवर करती हो।
छोटी कंपनियों को भी कंपनी प्रबंधन प्रणाली क्यों लागू करनी चाहिए इसके मुख्य कारण:
- दक्षता और उत्पादकता में सुधार: असरदार उद्यम सूचना प्रणाली प्रक्रियाओं के स्वचालन, मैन्युअल डेटा प्रविष्टि या प्रतिलिपि के दौरान त्रुटियों में कमी और महत्वपूर्ण समय की बचत को सक्षम बनाता है। इससे श्रमिकों की दक्षता और उत्पादकता में सुधार होता है और कंपनी का प्रदर्शन बढ़ता है।
- बेहतर समय प्रबंधन: एक व्यवसाय प्रबंधन प्रणाली समय, कार्यों और परियोजनाओं की योजना बनाना और व्यवस्थित करना आसान बनाती है, जिससे कर्मचारियों को अपने काम पर अधिक ध्यान केंद्रित करने और तनाव कम करने की अनुमति मिलती है।
- अधिक कुशल सूचना साझाकरण और प्रबंधन: एक प्रबंधन सूचना प्रणाली डेटा और सूचना के प्रबंधन में मदद करती है और विभिन्न विभागों और कर्मचारियों के बीच डेटा की बेहतर पहुंच और साझा करने में सक्षम बनाती है। इससे कर्मचारियों के बीच बेहतर सहयोग होता है, साथ ही आपके पास सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ एक ही स्थान पर होते हैं और इसका मतलब है कि कागजात के माध्यम से अब और अधिक परेशान नहीं होना पड़ेगा।
- अधिक सटीक और तेज़ निर्णय लेना: कंपनी की प्रबंधन प्रणाली कंपनी की परियोजनाओं और गतिविधियों की स्थिति पर वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करती है, जिससे तेजी से और बेहतर जानकारी के साथ निर्णय लेने में मदद मिलती है।
- लागत में कमी:छोटे व्यवसायों के लिए एक सूचना प्रणाली आय और व्यय की बेहतर योजना और नियंत्रण को सक्षम बनाती है और उन क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करती है जहां लागत कम की जा सकती है।
कंपनी प्रबंधन प्रणाली में कौन से कार्य देखने चाहिए?
स्वचालन
एक व्यवसाय प्रबंधन प्रणाली को दोहराए जाने वाले कार्यों पर त्रुटियों और समय की बर्बादी को कम करने के लिए दोहराई जाने वाली प्रक्रियाओं या सीधी गतिविधियों के स्वचालन की अनुमति देनी चाहिए। स्वचालन कर सकते हैं उदाहरण के लिए, आवर्ती चालान, भुगतान अनुस्मारक, स्वचालित ईमेल भेजना, रिपोर्ट तैयार करना शामिल है या टेम्प्लेट से कार्य या प्रोजेक्ट बनाना। इस प्रकार कर्मचारियों पर बोझ कम किया जा सकता है, त्रुटियाँ कम की जा सकती हैं तथा कार्यकुशलता में सुधार किया जा सकता है।
क्लाउड डेटा भंडारण
क्लाउड डेटा स्टोरेज के उपयोग से कंपनी के भीतर डेटा साझा करना आसान और सुरक्षित हो सकता है, सब कुछ स्पष्ट रूप से एक ही स्थान पर है। यह किसी भी स्थान से और किसी भी समय डेटा तक पहुंच की अनुमति देता है, जिससे कार्य कुशलता बढ़ती है और सूचनाओं का तेजी से आदान-प्रदान संभव हो पाता है। उदाहरण के लिए, क्लाउड डेटा स्टोरेज की उन सभी कंपनियों द्वारा सराहना की जाएगी जहां टीम के सदस्य घरेलू कार्यालय से काम करते हैं।
कार्य प्रबंधन
व्यवसाय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को कार्यों और उनकी समय-सीमाओं की आसान ट्रैकिंग और प्रबंधन की अनुमति देनी चाहिए। इसमें, उदाहरण के लिए, कार्यों को शेड्यूल करना और असाइन करना, कार्य पूरा होने की स्थिति पर नज़र रखना और आपको लंबित कार्यों की याद दिलाना शामिल हो सकता है। इसके लिए धन्यवाद, टीम के सदस्य कर सकते हैं कार्य को अधिक कुशलता से वितरित करें, उनके कार्यभार की निगरानी करें और सभी सौंपे गए कार्यों को समय पर पूरा करें.
परियोजना प्रबंधन
एक कंपनी की प्रबंधन प्रणाली को प्रभावी परियोजना प्रबंधन को सक्षम करना चाहिए, जिसमें परियोजना की प्रगति की योजना, समन्वय और निगरानी शामिल है। इसमें, उदाहरण के लिए, बजट योजना, परियोजनाओं की दक्षता और लाभप्रदता शामिल है। ऐसी प्रणाली कंपनी को अपनी परियोजनाओं को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने और बेहतर परिणाम और लाभ प्राप्त करने की अनुमति देती है।
आदर्श रूप से, चयनित टूल को परियोजनाओं के चित्रमय प्रतिनिधित्व के लिए कई विकल्प प्रदान करने चाहिए, जैसे कि कन्बन बोर्ड, गैंट चार्ट या परियोजनाओं, बजट, कार्यों के असाइनमेंट, स्थिति और प्रगति के स्पष्ट दृश्य के लिए सारणीबद्ध अवलोकन।
सीआरएम
व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर में ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) उपकरण भी शामिल होने चाहिए। यह कंपनी को ग्राहकों के साथ अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने और उनकी आवश्यकताओं को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है।
यदि सिस्टम आपको एकल व्यवसाय प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म के भीतर सीआरएम को अन्य प्रक्रियाओं, जैसे परियोजना प्रबंधन, चालान, अनुबंध प्रबंधन या नकदी प्रवाह योजना के साथ संरेखित करने की अनुमति देता है, तो आप अपने ग्राहकों को 360° परिप्रेक्ष्य से देख सकते हैं।
कर्मचारियों के कार्यभार का प्रबंधन
कर्मचारी कार्यभार प्रबंधन फ़ंक्शन आपको व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के बीच काम को अधिक कुशलता से वितरित करने में मदद करेगा और इस प्रकार उनका इष्टतम कार्यभार प्राप्त करेगा। कंपनी की सूचना प्रणाली को समय और कार्यों की योजना इस तरह से सक्षम करनी चाहिए कि उन्हें उचित रूप से वितरित किया जाए और कर्मचारियों को उनकी क्षमताओं और कार्य प्रदर्शन के अनुसार पर्याप्त रूप से लोड किया जाए। साथ ही, यह होना भी चाहिए सिस्टम लोड की निगरानी करने में सक्षम है और, यदि आवश्यक हो, तो एक उपयुक्त समाधान प्रस्तुत करें, उदाहरण के लिए कार्यों को पुनर्वितरित करके या दी गई टीम में कर्मचारियों की संख्या बढ़ाकर। यह इससे उत्पादकता और कर्मचारी संतुष्टि में वृद्धि होगी, जो कंपनी की दीर्घकालिक सफलता में योगदान देता है।
छोटे व्यवसायों के लिए सर्वोत्तम सॉफ़्टवेयर चुनने की युक्तियाँ
लघु व्यवसाय सॉफ़्टवेयर चुनते समय, अपनी आवश्यकताओं को पहचानना और अपने बजट पर विचार करना महत्वपूर्ण है।
सॉफ़्टवेयर के कार्यान्वयन और उपयोग में आसानी, अन्य प्रणालियों और सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करने की क्षमता, मोबाइल एप्लिकेशन और सुविधाओं की जटिलता पर भी विचार करें।
1. अपनी आवश्यकताओं को पहचानें:
इससे पहले कि आप सही सॉफ़्टवेयर की तलाश शुरू करें, विचार करें कि आपको अपने व्यवसाय को प्रबंधित करने के लिए किन कार्यों और सुविधाओं की आवश्यकता है।
ध्यान रखें कि कुछ सॉफ़्टवेयर कुछ उद्योगों के लिए विशेष सुविधाएँ प्रदान करते हैं, जबकि अन्य सार्वभौमिक होते हैं और उन्हें विभिन्न उद्योगों की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है।
2. सॉफ़्टवेयर की स्थापना और उपयोग में आसानी:
इस बात पर विचार करें कि आप अपने व्यवसाय में नए सॉफ़्टवेयर को कितनी जल्दी लागू कर सकते हैं और इसका उपयोग करना कितना आसान है।
सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस और आसान सेटअप वाला सॉफ़्टवेयर ढूँढने से समय की बचत हो सकती है और कर्मचारी प्रशिक्षण कम हो सकता है। आदर्श रूप से, सॉफ़्टवेयर में आपको प्रशिक्षण में सहायता के लिए ऑनलाइन ट्यूटोरियल और प्रशिक्षण वीडियो उपलब्ध हैं, या परामर्श प्रदान करता है जहाँ आप अपनी कंपनी में सिस्टम के कार्यान्वयन पर परामर्श कर सकते हैं।
3. वित्तीय प्रबंधन कार्यक्षमता के साथ समाधान:
वित्तीय प्रबंधन कार्यक्षमता वाला एक अधिक उन्नत सॉफ़्टवेयर समाधान छोटे व्यवसायों को वित्तीय संचालन को ट्रैक और प्रबंधित करने में मदद कर सकता है। यह आपको वर्तमान समय और निकट भविष्य में आय और व्यय या बजट की पूर्ति का अवलोकन देगा। आप आने वाले महीनों के लिए नकदी प्रवाह के विकास, परियोजनाओं की लाभप्रदता और कमजोर बिंदुओं जहां कंपनी में पैसा अनावश्यक रूप से बह रहा है, की भविष्यवाणी कर सकते हैं।
4. अन्य प्रणालियों और सॉफ्टवेयर के साथ एकीकरण की संभावना:
इस बात पर विचार करें कि आप कौन से अन्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं और क्या नया सॉफ़्टवेयर संगत है और उसे अन्य प्रणालियों के साथ आसानी से एकीकृत किया जा सकता है। एक सुलभ प्रोग्रामयोग्य इंटरफ़ेस (एपीआई) इस प्रकार महत्वपूर्ण है। मेक भी एक लोकप्रिय एकीकरण मंच है, जो उन्नत एकीकरण और स्वचालन को सक्षम बनाता है।
डेटा आयात और निर्यात सुविधाओं वाले सॉफ़्टवेयर की खोज से आपका काम आसान हो सकता है और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि कम हो सकती है।
5. अपने बजट पर विचार करें:
सॉफ़्टवेयर चुनते समय, अपने बजट पर विचार करें और एक ऐसा समाधान खोजने का प्रयास करें जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता हो और आपके व्यवसाय के लिए किफायती हो।
उद्धरणों की तुलना करते समय सावधान रहें और विचार करें कि क्या अतिरिक्त सुविधाएँ अधिक कीमत के लायक हैं। नि:शुल्क परीक्षण संस्करण अवश्य होना चाहिए।
6. मोबाइल एप्लिकेशन में शामिल हैं:
व्यवसाय प्रबंधन प्रणाली के मोबाइल संस्करण की उपलब्धता आपको और आपके कर्मचारियों को वर्तमान स्थान और उपकरण की परवाह किए बिना, चलते-फिरते जुड़े रहने और प्रतिक्रियाशील रहने की अनुमति देती है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब हाइब्रिड और दूरस्थ टीमों और गतिविधियों के प्रबंधन की बात आती है।
ध्यान रखें कि मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग करना आसान होना चाहिए और विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम पर उपलब्ध होना चाहिए।
7. व्यापक रिपोर्टिंग कार्य:
व्यापक रिपोर्टिंग फ़ंक्शंस वाला एक सॉफ़्टवेयर समाधान छोटे व्यवसायों को आपके व्यावसायिक प्रदर्शन की निगरानी और विश्लेषण करने, आपकी गतिविधियों, परियोजनाओं और अभियानों की प्रभावशीलता की निगरानी करने में मदद कर सकता है ताकि आप उभरती स्थितियों पर लचीले ढंग से प्रतिक्रिया कर सकें।
आदर्श रूप से, आपकी कंपनी का सॉफ़्टवेयर आपके वित्तीय प्रदर्शन में बहुमूल्य अंतर्दृष्टि प्रदान करेगा, परियोजनाओं और कार्यों की प्रगति, कर्मचारियों की क्षमता और उपयोग और भी बहुत कुछ। इसके अलावा, उन्नत समाधान आपको अपनी स्वयं की ग्राफिक रिपोर्ट बनाने और डेटा एकत्रीकरण और सॉर्टिंग के लिए विभिन्न मानदंड निर्धारित करने की अनुमति देता है।
8. घटकों का संचार कार्य:
चैट टूल या फ़ाइल साझाकरण जैसी संचार सुविधाओं वाले सॉफ़्टवेयर की तलाश से व्यवसायों को आंतरिक संचार को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिल सकती है।
साथ ही, ऐसे सॉफ़्टवेयर की तलाश करना जो वीडियो कॉलिंग जैसे अन्य संचार उपकरणों के साथ एकीकृत हो सके, आसान टीम सहयोग के लिए सहायक हो सकता है।
पहले से ही चयनित?
छोटे व्यवसाय के मालिकों के रूप में, हमारे पास निपटने के लिए बहुत कुछ है और अक्सर सब कुछ एक साथ करना आसान नहीं होता है। आपके व्यवसाय के प्रबंधन के लिए सही सॉफ़्टवेयर समाधान आपको अपने प्रतिस्पर्धियों पर बड़ा लाभ दे सकता है। आपको अचानक एक सिंहावलोकन मिलेगा - आदेशों और कार्यों और उनकी समय-सीमाओं, ग्राहकों और उनके साथ संचार, नकदी प्रवाह और व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के कार्यभार का। आप कम अतिरिक्त मूल्य वाले दोहराए जाने वाले कार्यों पर खर्च होने वाला बहुत सा समय बचाएंगे। इसके बजाय, आप अपनी ऊर्जा नवाचार और समाधानों पर केंद्रित कर सकते हैं जो आपके व्यवसाय को आगे बढ़ाते हैं।
लेखक: कैफ़लोउ - छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए सभी एक प्रबंधन प्रणाली
कैफ़लू आपको पूरी कंपनी और उसके वित्त को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करेगा। यह आपको नकदी प्रवाह की निगरानी करने और इसके भविष्य के विकास की भविष्यवाणी करने की अनुमति देगा। आपको नियमित काम से छुटकारा मिलेगा, त्रुटि दर कम होगी, टीम वर्क में सुधार होगा और कंपनी का प्रदर्शन बढ़ेगा। सभी एक ही स्थान पर. कहीं से भी और किफायती दाम पर।
